Информационная управляющая система МГТУ им. Н. Э. Баумана «Электронный университет»: концепция и реализация

ИНТЕГРАЦИОННЫЙ ПРОЕКТ «ЭЛЕКТРОННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»



В настоящее время процесс управления столь сложной организацией, какой является Университет, невозможен без широкого использования информационных технологий. Проводимый почти повсеместно процесс реинжениринга предполагает переход от старых, в основном бумажных, технологий управления к новым электронным технологиям, базирующимся на строгой формализации управляющих воздействий, регламентации всех аспектов управления, максимально активном погружении в информационные технологии. Для предприятий, ориентированных на выпуск некоторой товарной продукции, разработана и уже достаточно широко используется концепция ЕКР систем. Однако применение этой концепции к управлению организациями, результатом деятельности которых является изменение состояния человека или некоторого коллектива (учебные, медицинские, театральные и другие учреждения), оказывается затруднительным в силу многофункциональности, многокритериальности и неопределенности процессов их функционирования. Этим объясняется тот факт, что приложения ЕКР систем к управлению вузами себя не оправдали.


История использования информационных технологий в деятельности Университета насчитывает не одно десятилетие. В результате были разработаны и введены в эксплуатацию информационные системы деканатов, кафедр, приемной комиссии, аспирантуры, бухгалтерии, отдела кадров, библиотеки, поликлиники и др. Эксплуатация этих систем показала, с одной стороны, значительный эффект от их внедрения, а с другой стороны, необходимость тесного информационного взаимодействия между ними и создания на их основе единого информационно-технологического комплекса.


Для его создания в МГТУ им. Н. Э. Баумана в 2004 г. были начаты работы по программе «Электронный университет», задачами которой являлись:


формирование единой информационной среды для отражения деятельности Университета;


поддержка принятия решений по управлению Университетом;


регламентация деятельности подразделений Университета;


автоматизация бизнес процессов и их элементов;


создание средств, обеспечивающих взаимодействие разнородных информационных массивов и фондов.


Мы, конечно, учитывали, что с внедрением развитой автоматизированной системы управления будут меняться технологии формирования и прохождения документации, корректироваться функции и обязанности отдельных структурных подразделений, возникать новые бизнес процессы.


Для реализации программы в Университете был создан Научный совет, в который вошли ведущие специалисты Университета в области проектирования и использования информационных технологий. Председатель Совета и научный руководитель проекта — д. т. н., профессор В. М. Черненький. Совет разрабатывает, утверждает и контролирует реализацию концептуальных решений по аппаратному, программному, информационному и методическому обеспечению комплекса. Для руководства работами по созданию и эксплуатации комплекса была введена должность главного конструктора, функции которого с первых дней и по настоящее время выполняет д. т. н., профессор А. В. Балдин. На него возложены обязанности руководства работ по программированию базовых подсистем, координации системных и внесистемных разработок, ответственность за конечные результаты деятельности, которую реализуют коллективы по разработке функциональных подсистем комплекса.


В результате в настоящее время создан и успешно эксплуатируется аппаратно программный комплекс поддержки управления «Электронный университет».
У нас появилась возможность оперативно принимать управленческие решения, собирать и хранить всю текущую информацию по учебному процессу. Накопление информации по каждому студенту позволяет в электронном виде формировать всю необходимую документацию, начиная с документов о поступлении в вуз и кончая выдачей диплома о соответствующем образовании.


Повысился уровень и качество учебно методической документации. В базу данных введены все рабочие учебные планы с графиком самостоятельной работы студентов по каждой общеобразовательной программе. Впервые кафедры для формирования рабочих учебных планов (отрезков) на 2008/09 учебный год использовали возможности комплекса «Электронный университет».


Изменилась работа служб по организации и проведению учебного процесса. Установлены единые правила работы, которые отслеживаются информационной системой. В частности, введены единые регламенты оформления приказов по движению студенческого контингента, выверены все учебные планы и программы, установлены и контролируются сроки выполнения учебного графика. Автоматизировано большинство технологических операций учебного процесса: все зачетные, экзаменационные ведомости и направления формируются информационной системой, результаты экзаменов вводятся через сканер, подготовка переводного приказа занимает минуты вместо нескольких дней.


Правила и регламенты работы комплекса «Электронный университет» были сформулированы ведущими методистами Университета в соответствии с руководящими документами. Комплекс реализует эти правила и поддерживает установленный порядок функционирования всех бизнес процессов, что позволило повысить исполнительскую дисциплину на всех этапах организации учебного процесса.


Разработанные аналитические подсистемы дают возможность получать разнообразные срезы информации, накопленной в единой информационной среде Университета, для оценки и анализа различных аспектов учебного процесса, а также выработки рациональной стратегии совершенствования процесса управления. Теперь все службы Университета быстро получают необходимую информацию, что существенно повышает оперативность принятия управляющих решений.


Функционирующий в настоящее время комплекс «Электронный университет» — это не только программно аппаратный продукт, разработанный специалистами МГТУ им. Н. Э. Баумана, но и, по своей сути, живой организм, постоянно развивающийся и совершенствующийся, пронизывающий все сферы деятельности Университета.
Таким образом, считаю, что создание и развитие проекта «Электронный университет» есть наш практический вклад в развитие системы высшего образования в России, в обеспечение качества образовательных услуг и создание единого информационного пространства в сфере управления учебным процессом.



Ректор МГТУ им. Н. Э. Баумана
академик РАН
И.Б. Федоров